Das am 03.06.2023 in Kraft getretene HinSchG ist die Umsetzung der sog. Whistleblower-Richtlinie der Europäischen Union (Hinweisgeberrichtlinie, Richtlinie (EU) 2019/1937) in Bundesrecht.
Im Kern geht es darum, natürliche Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen vor Repressalien oder deren Androhung zu schützen.
Der sog. sachliche Anwendungsbereich des HinSchG ist sehr weit gefaßt und umfasst neben Handlungen des Straf- und Nebenstrafrechts auch bußgeldbewehrte, sowie steuerrechtliche und beamtenrechtliche Verstöße.
Meldungen können nur in Zusammenhang mit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit erfolgen. Um kleine(re) Untrnehmen druch die Pflicht zur Einrichtung einer Meldestelle nicht zu überfordern müssen Meldestellen erst ab 50 Mitarbeitenden eingerichtet werden. Bei der Ermittlung der Anzahl der Mitarbeitenden ist wichtig, dass diese nach „Köpfen“ und nicht nach sog. „Vollzeitäquivalenten“ ermittelt wird, wobei auch Auszubildende, arbeitnehmerähnlich Tätige, Heimarbeitende und diesen gleichgestellte Personen mit zu zählen sind.
Die Einrichtung einer Meldestelle ist unzulässig, wenn das Unternehmen weniger als 50 Mitarbeitende hat. Dies ist auch vor dem Hintergrund der mit der Meldung verbundenen Verarbeitung personenbezogener Daten wichtig, da für diese Verarbeitung jede Rechtsgrundlage fehlt. Die Einrichtung einer Meldestelle wäre in diesem Falle daher auch datenschutzrechtswidrig.
Neben den Meldestellen in den Unternehmen (sog. interne Meldestellen), sind Meldestellen des Bundes, der Länder, der BaFin und des Bundeskartellamtes eingerichtet worden (sog. externe Meldestellen). Somit besteht auch für Mitarbeitende kleiner(er) Unternehmen die Möglichkeit Verstößte zu melden oder offen zu legen.
Für Unternehmen von 50 bis 249 Mitarbeitenden ist die Einrichtung einer internen Meldestelle bis zum 17.12.2023 vorgeschrieben.
Für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden ist die Einrichtung seit 02.07.2023 verpflichtend, jedoch dürfen Bußgelder für deren Nichteinrichtung erst ab 01.12.2023 verhängt werden.
Den Unternehmen steht es frei, sofern eine Meldestelle eingerichtet werden muß, diese intern mit eigenem Personal oder ausgelagert an einen Dienstleister einzurichten (sog. interne ausgelagerte Meldestelle). Personen, die in einer Meldestelle tätig sind, müssen über die nötige Fachkunde verfügen, diese nachweisen können und stets aktuell halten.
Zudem steht den Unternehmen frei über welche Kanäle eine Meldung erfolgen kann. Diese kann mündlich oder in Textform oder anonym erfolgen. Wobei die anonyme Form einer Meldung nicht ermöglicht werden muss.
Wir plädieren dafür die Meldung nicht anonym zu ermöglichen, da die Meldung an die eingerichtete Meldestelle ja gerade vor möglichen Repressalien und/oder deren Androhung schützt. Zudem könnte der vermeintliche Schutz einer Anonymität auch dazu verleiten unbegründet denunziativ tätig zu werden. Da das HinSchG eine Schadenersatzpflicht bei vorsätzlich oder grob fahrlässiger Meldung unrichtiger Informationen vorsieht und diese komplett ins Leere liefe, wenn eine Meldung auch anonym erfolgen kann, wird eine auf die Datenschutz-Experten UG & Co. KG ausgelagerte Meldestelle keine anonyme Meldung vorsehen.
Wir können für Sie die Einrichtung und den Betrieb einer internen Meldestelle ermöglichen, da wir sowohl über die nötige Fachkunde als auch die technischen Voraussetzungen hierzu verfügen.
Wenn Sie uns mit der Einrichtung und dem Betrieb einer internen ausgelagerten Meldestelle beauftragen, werden sich meldende Personen an eine unternehmensspezifische E-Mail-Adresse wenden können, erhalten eine unmittelbare Eingangsbestätigung der Meldung und werden über diesen Kanal auch mit weitergehenden Informationen zum Verfahrensgang informiert, sofern das HinSchG eine Informationsverpflichtung den Meldenden gegenüber vorsieht.
Wir haben einen Fragebogen erstellt, den Sie hier online ausfüllen können.
Gern unterbreiten wir Ihnen ein Angebot für die Einrichtung und den Betrieb einer internen Meldestelle in Form der ausgelagerten Meldestelle durch unser Unternehmen.